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Was bedeutet First Level Control?
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Jeder Partner in einem Projekt des Interreg IV B Nordseeprogramms muss halbjährlich einen Finanzbericht erstellen und einer unabhängigen Prüfung unterziehen lassen - der so genannten First-Level-Control.
Das internationale Programmsekretariat hat ein Handbuch zur Durchführung der First-Level-Control zur Verfügung gestellt, welches auf der internationalen Programmwebsite heruntergeladen werden kann. Das nationale System der First-Level-Control variiert in den verschiedenen am Nordseeprogramm beteiligten Mitgliedsstaaten.
Nähere Informationen gibt es auch im FactSheet Nr. 13.
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Braucht jeder Projekt Partner einen eigenen First Level Controller?
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Ja, jeder Partner in einem Projekt des Interreg IV B Nordseeprogramms muss halbjährlich einen Finanzbericht erstellen und einer unabhängigen Prüfung unterziehen lassen - der so genannten First-Level-Control.
Einzige Ausnahme: Subpartner können diese Prüfung ggf. vom Prüfer des für sie zuständigen Partners durchführen lassen.
Nähere Informationen gibt es auch im FactSheet Nr. 13.
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Welche Personengruppen können die Rolle des First Level Controllers übernehmen?
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Die Begünstigten wählen einen qualifizierten Ausgabenprüfer, entweder aus dem privaten oder dem öffentlichen Sektor.
Die Gruppe geeigneter Ausgabenprüfer aus dem öffentlichen Sektor ergibt sich aus den Standards aufgrund von nationalem Recht und der Qualifikation der Mitarbeiter. Es sind dies alle Einheiten, die berechtigt sind, die Finanzen, Ausgaben und Einnahmen öffentlich-rechtlicher Institutionen zu prüfen (z.B. Rechnungsprüfungsämter, so genannte unabhängige Stellen, Vorprüfungsstellen, interne Prüfstellen, etc.).
Die Gruppe möglicher Ausgabenprüfer aus dem privaten Sektor umfasst alle Mitglieder eines Berufsstandes, dem offiziell die Befassung mit Prüftätigkeiten genehmigt wurde. Mitglieder eines Berufsstandes sind jene, die die entsprechenden Anforderungen der zuständigen berufsständischen Vereinigung erfüllen (z.B. Wirtschaftsprüferkammern).
Nähere Informationen finden Sie hier.
Nähere Informationen gibt es auch im FactSheet Nr. 13.
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Wie ist das Verfahren zur Benennung von First-Level-Controllern geregelt?
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Jeder Mitgliedsstaat ist verpflichtet ein First Level Control System zu erstellen, im Rahmen dessen auch ein Verfahren zur Benennung der Prüfer vorgesehen ist. Informationen zu diesem System finden sich im "Manual for the First Level Control in the North Sea Region Programme" auf der internationalen Programmwebsite unter http://www.northsearegion.eu/ivb/documents/document-library/ .
Besonders wichtig für die Benennung von Prüfern sind die Appendicies "Checklist for Designation" (3) und "Designation Form" (4).
Jeder deutsche Projektpartner sucht sich einen geeigneten Prüfer (s. auch "Welche Personengruppen können die Rolle des First Level Controllers übernehmen"?). Hierbei sind die jeweils geltenden Vergaberichtlinien zu beachten.
Der ausgewählte Prüfer muss vor Auftragsvergabe durch die jeweils zuständige Stelle beim Bund und den Bundesländern (den "Designation Bodies") offiziell benannt werden. Die Kontaktdaten dieser Kolleginnen und Kollegen finden Sie hier.
Für die Benennung füllt der Prüfer die Checkliste aus und unterzeichnet sie.
Hierbei sind folgende wichtige Punkte zu beachten:
- Als Controller muss eine natürliche Person benannt werden.
- Diese Person muss die Checkliste unterzeichnen.
- Wenn es sich um einen externen Prüfer handelt, muss dieser einen aktuellen Beleg über die Mitgliedschaft in einer Berufsvereinigung vorlegen, die nach § 3 des Steuerberatungsgesetzes über die unbeschränkte Befugnis zur Hilfeleistung in Steuersachen verfügt.
(Kontaktinformationen der Wirtschaftsprüferkammern und Steuerberaterkammern in Deutschland).
Anschließend unterzeichnet der jeweilige Projketpartner die Checkliste ebenfalls und gibt Sie, ggf. mit Bestätigung dass der (private) Prüfer einer der oben genannten Berufsvereinigungen angehört, an die zuständige Stelle im jeweiligen Bundesland oder - bei Bundesbehörden - des Bundes. Dort wird dann die Designation Form ausgefüllt und unterzeichnet. (Kontaktdaten dieser Kolleginnen und Kollegen finden Sie hier).
Durchschriften der Designation Form erhalten der Projektpartner, der jeweilige Lead Beneficiary, das JTS in Viborg sowie der National Contact Point in Deutschland.
Nähere Informationen gibt es auch im FactSheet Nr. 13.
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Welche Unterlagen sind hinsichtlich der Durchführung der First Level Control zu beachten?
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Zu beachten sind die Hinweise und Vorlagen, die das JTS auf seiner internationalen Website http://www.northsearegion.eu/ivb/documents/document-library/ unter "Manual First Level Control" zur Verfügung stellt (insbesondere Appendix 5-10).
Nähere Informationen gibt es auch im FactSheet Nr. 13.
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Auf welche Art erfolgt die EU - Finanzierung?
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Im Rahmen des Interreg - Programmes werden EU - Gelder niemals im Voraus zur Verfügung gestellt, sondern immer nur nachträglich erstattet.
Der federführende Begünstigte des Projektes reicht alle 6 Monate einen Projekt- und Finanzbericht ein, in welchem die Ausgaben aller Partner genau belegt werden (und vorher durch unabhängige Prüfer kontrolliert wurden). Nach Prüfung der Erstattungsfähigkeit werden 50 % der Ausgaben an den federführenden Begünstigten erstattet und von ihm an die Projektpartner weitergeleitet.
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Wann müssen Projekt- / Finanzberichte eingereicht werden?
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Mit Ausnahme des 1. Berichts ("Report") sind die Stichtage für die Berichte jeweils der 31.03. und der 30.09. des Jahres. Die Aufforderung zum Bericht ergeht vom Programmsekretariat 4-6 Wochen vorher an die Projekte.
Nach dem Stichtag haben die Projekte 6 Wochen Zeit für die Zusammenstellung und das First Level Control der Claims. Der Bericht muss dann Mitte Mai bzw. Mitte November im Programmsekretariat in Viborg (DK) eingegangen sein.
Für den 1. Bericht können diese Fristen nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten der Projekte verschoben werden, z.B. wenn die nationalen Regeln zum Bestimmen des Controllers oder die Vertragsform noch unklar sind. Der erste Bericht kann maximal bis zu 18 Monate nach Einreichung des Projektes (Stempel) verschoben werden, allerdings erfolgt vorab auch keine Erstattung an die Projekte.
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In welcher Währung werden Projekte finanziell abgewickelt?
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In den sieben am Nordseeprogramm beteiligten Ländern werden fünf unterschiedliche Währungen benutzt. Das Projektbudget im Antrag ist in Euro zu erstellen. Für die finanzielle Abwicklung eines genehmigten Projektes gibt es jedoch unterschiedliche Vorgehensweisen.
Weitergehende Informationen hierzu finden Sie im Fact Sheet Nr. 1.
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Gibt es eine Ober-, oder Untergrenze für Projektbudgets?
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Das Programm gibt weder eine Ober-, noch eine Untergrenze für die Budgtes von Projekten vor. In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass die Budgets im Durchschnitt bei 2-5 Millionen Euro, im Einzelfall aber auch durchaus darunter oder darüber lagen.
Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass einerseits die zur Erreichung der Projektziele notwendigen Aktivitäten ausreichend finanziert sind, andererseits die Ziele und die dafür aufgewendeten Mittel in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen.
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Wie hoch darf der Anteil an Personalkosten an den Gesamtprojektkosten bzw. den Kosten einzelner Partner maximal sein?
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In der Regel sollen Personalkosten 50 % der Kosten des gesamten Projektes nicht übersteigen.
Wie hoch der Anteil in den Budgets einzelner Partner sein darf, hängt von den Vereinbarungen innerhalb der Projektpartnerschaft ab. Wenn einzelne Projektpartner einen hohen Anteil an Finanzmitteln einbringen können, können andere im Umkehrschluss einen relativ hohen Anteil Personalkosten einbringen.
(Siehe auch Fact Sheet Nr. 2)
